محاسبة التكاليف - توزيع الحسابات علي مراكز التكلفه

مقدمة:

ظهرت المحاسبة عن التكلفة نتيجة حاجة الإدارة إلى بيانات ومعلومات إضافية – خلاف البيانات والمعلومات التي تقدمها النظم المحاسبية الأخرى – تساعدها في الأداء الجيد للوظيفة أو العملية الإدارية ، في صياغة أخرى ظهرت الحاجة إلى نظم المحاسبة عن التكلفة نتيجة قصور نظم المحاسبة المالية في إمداد الإدارة بالبيانات والمعلومات التحليلية التي تحتاجها في تخطيط وتنسيق ورقابة أنشطة المنشأة.

حيث تهدف المحاسبة المالية إلى تحديد نتيجة أعمال المنشأة بصورة إجمالية وتحديد المركز المالي لها في نهاية الفترة المالية بينما تهدف محاسبة التكاليف علاوة علي ذلك إلي حصر عناصر التكاليف وتحليلها بقصد تحديد تكلفة الوحدة المنتجة والرقابة علي عناصر التكاليف ومساعدة الإدارة في رسم السياسات واتخاذ القرارات.

وهو علم يشتمل على مجموعة من المبادئ و الأسس المحاسبية اللازمة لتقدير وتجميع بيانات التكاليف وتحليلها وتبويبها بغرض تحديد تكلفة الوحدة المنتجة سواء كانت سلعة أو خدمة والرقابة عليها ومساعدة الإدارة في رسم السياسات الإنتاجية والتسويقية ، والاختيار من بين البدائل المتاحة لحل المشاكل الإدارية ( مساعدة الإدارة في القيام بوظائفها من تخطيط وتنسيق ورقابة واتخاذ قرارات ) .

الموضوع:

مفهوم التكلفة : التكلفة في أبسط معانيها يمكن وصفها على أنها "تضحية اقتصادية معبر عنها بانخفاض في الموارد الإنتاجية المتاحة للمنشأة ، مقابل الحصول أو توقع الحصول على عائد أو منفعة " والعائد المتوقع من التضحية قد يكون مستمر لأكثر من فترة محاسبة واحدة ، وهذه هي التكلفة الرأسمالية، وقد يكون العائد أو المنفعة الناتجة عن هذه التضحية الاقتصادية مقتصرا على فترة محاسبية واحدة وهذه هي التكلفة الجارية.

وبذلك يمكن تعريف محاسبة التكاليف على انها:

هي فن استخدام العلم الذي يهتم بتجميع وتسجيل وتبويب وتلخيص وتحليل تكاليف النشاط الإنتاجي أو الخدمي بهدف تحديد التكلفة وإخضاعها للرقابة والاستفادة منها في ترشيد القرارات الإدارية.

أهداف محاسبة التكاليف:

يمكن تحديد الأهداف الرئيسية لمحاسبة التكاليف فيما يلي:

1- حساب تكلفة النشاط بــــ :

أ‌- تحديد تكلفة كل عنصر من عناصر التكاليف المختلفة ( المواد و الأجور والخدمات " المصروفات")

ب‌- التعرف علي طبيعة الأنشطة التي تقوم بها المنشأة ( إنتاج سلع أو تقديم خدمات أو مشروعات مقاولات).

ت‌- تحديد مواصفات المنتج النهائي.

ث‌- ربط عناصر التكاليف بوحدات النشاط و تحميل تكلفة هذه العناصر علي وحدات النشاط التي استفادت منها.

ج‌- تصميم القوائم والتقارير التي تعرض فيها التكاليف مع ضرورة عرض التكاليف بالصورة التي تخدم مستخدمي هذه القوائم والتقارير.

2- تحديد أسعار بيع المنتجات أو مقابل تأدية الخدمات بـــ :

أ‌- التحديد السليم لتكلفة وحدة النشاط.

ب‌- تخطيط حجم النشاط الذي يحقق اكبر ربحية وكفاءة في حدود إمكانات المنشأة.

ت‌- الدراسة الجيدة لحجم المنافسة في السوق وعوامل العرض والطلب بالنسبة لنوع السلعة المنتجة أو الخدمة المقدمة.

ث‌- تحديد نسبة الربح التي تحقق فائض يساهم في تمويل وتنفيذ خطط التنمية للمنشأة في ضوء ما تقدم.

3- توفير البيانات والمعلومات اللازمة للرقابة في مراحلها المختلفة وهى:

أ‌- الرقابة المانعة للخطأ.

ب‌- الرقابة المصححة اى الرقابة المتزامنة مع الاداء.

ت‌- الرقابة البعدية او اللاحقة.

4- توفير البيانات والمعلومات اللازمة للتخطيط عن طريق:

أ‌- دراسة سلوك عناصر التكاليف وعلاقتها بحجم النشاط المخطط.

ب‌- التنبؤ بما ستكون عليه عناصر التكاليف في ضوء حجم النشاط المخطط في ضوء الظروف الاقتصادية السائدة والأسعار والإمكانيات المتوقعة خلال فترة معينة.

ت‌- إعداد الموازنات التخطيطية.

5- توفير البيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات وهي عصب الوظيفة الإدارية.

التكاليف غير المباشرة ومشاكلها وطرق تحميلها:

خصائص التكاليف غير المباشرة وهى:

1- عمومية التكاليف غير المباشرة :

فالتكاليف غير المباشرة سواء الصناعية او التسويقية او الادارية تتصف بالعمومية بالنسبة لعلاقتها بمراكز التكلفة ومن ثم يصعب تحميلها على مراكز التكلفة ووحدات المنتج.

2- صعوبة الربط بين عناصر التكاليف غير المباشرة الصناعية ووحدة المنتج النهائى :

منطقيا كلما كان العنصر مباشرا كلما كان تحميلة على وحدة الانتاج سهلا وعادلا وكلما بعد العنصر عن حالة المباشرة كلما قلت نسبة العدالة وصعب تحميلة على وحدات الانتاج.

3- تنوع وتعدد بنود التكاليف الصناعيةغير المباشرة :

ان بنود التكاليف الصناعية غير المباشرة كثيرة ومتعددة مما يتطلب دراسة كل عنصر على حدى وبحث طريقة توزيعه على مراكز ووحدات الانتاج النهائية ويمكن تحليل هذه العناصر الى

- مواد غير مباشرة كزيوت التشحيم والوقود .

- اجور غير مباشرة مثل مرتبات المشرفين و الملاحظين و مرتب مدير المصنع .

- اعباء ثابته تتمثل في الايجار و التأمينات و الاهلاكات .

- نفقات المرافق الصناعية كالكهرباء و المياه

- خسائر صناعية مثل تكلفة المواد العادمة و اجور الوقت الضائع

ومما سبق يتضح ان كل نوع من انواع هذه التكاليف يحتاج الي تحليل خاص به حتي نصل الي المعيار الفني السليم لتحميله علي وحدات الانتاج.

و ايضا من الواضح انه بالرغم من ان جميع هذه البنود غير مباشرة فان صفة غير مباشرة فيها تختلف من عنصر الي اخر.

4- ارتباط معظم عناصر التكاليف غير المباشرة بعنصر الزمن :

من الصعوبة معرفة قيم عناصر التكاليف غير المباشرة قبل نهاية الفترة الزمنية التكاليفية لارتباطها بعنصر الزمن اكثر من ارتباطها بوحدة المنتج مما يتطلب الالتجاء الي التقدير و تحميلها علي الوحدات المنتجة عن طريق معدلات تحميل ثم يتم في نهاية الفترة مقارنة التكاليف المحملة باساس تقديري مع التكاليف الفعلية وحصر الفروق تمهيدا لتصحيح التكاليف المحملة .

5- اختلاف اسس تحميل التكاليف غير المباشرة علي مراكز التكلفة ووحدات المنتج :

تختلف اسس توزيع التكاليف غير المباشرة علي مراكز التكلفة وذلك نظرا لاختلاف محاسبي التكاليف في اختياره للاساس المناسب وكل ذلك يعتمد علي التقدير الشخصي لمحاسب التكاليف.

مشاكل التكاليف غير المباشرة:

1- عمومية التكاليف الصناعية غير المباشرة بمعني عدم وجود الارتباط المباشر بينها و بين وحدات المنتج النهائي او الاوامر الانتاجية حيث انها تنفق بصفة عامة علي العمليات الانتاجية للمساعدة في خلق هذا المنتج و جعله معدا للبيع.

2- اختلاف كل عنصر من عناصر هذه التكاليف عن العنصر الاخر نظرا لتعددها و تنوعها الامر الذي ادي الي صعوبة الرقابة عليها .

3- اختلاف سلوك التكاليف الصناعية غير المباشرة مع التغيير في حجم الانتاج فهناك التكاليف المتغيرة و التكاليف الثابته و التكاليف شبه المتغيرة و شبه الثابته و بالتالي ظهرت المشاكل عند تجميعها و تحليلها علي المنتجات.

4- ارتباط جزء من هذه التكاليف بفترات زمنية قد تصل الي عام و بالتالي فانه يصعب تحديد نصيب وحدات التكلفة منها خلال فترات زمنية قصيرة الامر الذي يتعارض مع كون محاسبة التكاليف نظام للمعلومات يمد الادارة بالبيانات السريعة اللازمة لمساعدتها في اتخاذ القرارات المتعلقة بالعمليات الانتاجية و غالبا ما يلجأ التكاليف الي اسلوب التقدير لهذه التكاليف للتغلب علي هذه المشكلة.

5- ان لجوء محاسب التكاليف الي وضع تقديرات التكاليف الصناعية غير المباشرة تمهيدا لتحميلها علي وحدة التكلفة يتوقف بالضرورة علي حجم الطاقة الانتاجية في المشروع وما يترتب علي ذلك من توافر البيانات عن الطاقة القصوي و الطاقة المتاحة و الطاقة المستغلة و الطاقة العاطلة و بناء علي ذلك ترتبط هذه التقديرات ايضا بفترات الرواج وفترات الكساد التي يمر بها المشروع .

6- اختلاف حجم هذه التكاليف من شهر الي اخر خلال العام الواحد باختلاف ظروف التشغيل.

7- في حالة تعدد المنتجات في المشروع وعدم تجانس هذه المنتجات تزداد صعوبة تحديد نصيب كل منتج من التكاليف الصناعية غير المباشرة الامر الذي يدعو محاسب التكاليف الي استخدام معدلات متعددة للتحميل

و المقصود بتحميل التكاليف الصناعية غير المباشرة علي الانتاج هو ايجاد الوسيلة المناسبة و العادلة لتحديد نصيب وحدة المنتج النهائي من هذه التكاليف

ومن الطبيعي ان محاسب التكاليف لا ينتظر حتي نهاية الفترة المالية و يقوم بحصر التكاليف الفعلية ( الانتاجية ) التي انفقت فعلا خلال الفترة حتي يمكن قياس تكاليف الانتاج و استخراج نصيب الوحدة الواحدة ولذلك فانه يلجأ الي وضع التقديرات المختلفة لبنود التكاليف الصناعية غير المباشرة.

خطوات تحميل التكاليف الصناعية غير المباشرة:

1- تحديد مراكز التكلفة.

2- حصر وتقدير عناصر التكاليف الصناعية غبر المباشرة.

3- تخصيص وتوزيع التكاليف الصناعية غير المباشرة على مراكز التكلفة.

4- توزيع تكاليف مراكز الخدمات الانتاجية على مراكز الانتاج.

دليل مراكز التكاليف

يتم ربط نظام التكاليف بالتنظيم الإداري القائم في المنشأة مع تحديد واضح للسلطات والمسؤوليات . فتقسم المنشأة إلى وحدات إدارية صغيرة تسمى مراكز التكاليف وبحيث تكون كل وحدة إدارية تحت مسؤولية شخص معين حتى يمكن الرقابة على التكاليف بشكل سليم

ويعرف مركز التكلفة : بأنه دائرة نشاط معين متجانس أو خدمات من نوع معين متجانسة . ويحتوي مركز التكلفة على مجموعة من عوامل الإنتاج متماثلة وينتج عن مركز التكلفة منتج متميز أو خدمة متميزة قابلة للقياس

ويحقق دليل مراكز التكاليف الأهداف التالية :

1- تحديد مراكز الإنفاق والمسؤولية بما يساعد على تطبيق نظام محاسبة المسؤولية

2- حصر وقياس التكلفة الفعلية المرتبطة بكل مركز من مراكز النشاط ومن ثم تحليل وتوزيع وتحميل تكاليف المراكز على وحدات التكلفة .

3- تقييم الأداء في كل مركز من مراكز التكاليف وذلك من خلال مقارنة التكلفة الفعلية بالتكلفة التقديرية لنفس المركز .

خطوات إعداد دليل مراكز التكاليف :

1- التعرف على مجالات النشاط المختلفة ( رئيسية ، فرعية ) في المنشأة .

2- دراسة التخطيط الفني للمنشأة الذي يبين العمليات والمراحل الصناعية .

3- دراسة التنظيم الإداري للمنشأة بهدف تحديد السلطات و المسؤوليات المتعلقة بكل وحدة .

4- مراعاة العوامل الاقتصادية بحيث لا تحدد مراكز التكاليف على أساس أكثر تفصيلا مما يجب حتى لا يؤدي إلى تجمل المنشأة بتكاليف إدارية لا تبررها النتائج التي تحصل عليها .

وتنقسم مراكز التكاليف إلى :

1- مراكز تكاليف مرتبطة بمجالات النشاط الجاري وتتضمن :

أ- مراكز تكاليف نشاط إنتاجي وتنقسم إلى :

1- مراكز إنتاج : وتختص بتأدية العمليات الصناعية اللازمة للمنتج ( مثال مصنع الملابس : مركز التفصيل ، مركز الخياطة ، مركز التطريز )

2-مراكز خدمات إنتاجية : تؤدي مجموعة من الوظائف المساعدة لمراكز الإنتاج . مثال مركز الصيانة ، مركز قوى محركة ، مركز التخزين ،.......

ب- مراكز تكاليف نشاط تسويقي : وهي تختص بنشاط تسويق وتصريف منتجات الوحدة الاقتصادية ( مثال مركز الإعلان ، مركز ترويج المبيعات ، مركز بحوث تسويق ، مركز نقل للخارج )

ج- مراكز تكاليف نشاط إداري وتمويلي : مجموعة مراكز الخدمات التي تقوم بأداء الأعمال الإدارية والإشرافية والرقابية في الوحدة ( مثال : إدارة مالية ، إدارة أفراد .... )2- مراكز تكاليف النشاط الرأس مالي : وهي عبارة عن مجموعة المراكز التي تختص بتركيب الآلات والمعدات أو بأداء الصيانة التي تزيد من عمرها الإنتاجي أو طاقتها الإنتاجية وغيرها من العمليات الرأس مالية التي تتعدى الفائدة منها سنة مالية .

2- دليل مراكز التكاليف : تتحمل الوحدة الاقتصادية في سبيل إنتاج المنتج أو أداء الخدمة نفقات كثيرة لذا من الضروري وضع دليل لعناصر التكاليف يوضح مفردات المبالغ التي تمثل التعبير المالي للعمليات التي تتم في الوحدة الاقتصادية .

وتنقسم عناصر التكاليف عادة إلى 3 مجموعات رئيسية :

1- عنصر تكلفة المواد : ويتمثل في تكلفة المواد والمستلزمات السلعية المستخدمة في نشاط الوحدة الاقتصادية

2- عنصر تكلفة العمالة : ويتمثل في الأجور والمرتبات المدفوعة للعاملين .

3- عنصر تكلفة الخدمات الأخرى : وتتمثل في بنود المصروفات الأخرى ( الإيجار ، الإضاءة ....

تعريف قائمة التكاليف

وتعتبر الوسيلة التي يتم بموجبها تحديد تكلفة الوحدات المنتجة أو المباعة ويعتمد إعداد قائمة التكاليف على :

أ- تحليل عناصر التكاليف حسب وظيفتها وعلى أساس طبيعتها

ب- تتضمن قائمة التكاليف :التكاليف الإنتاجية ( الصناعية ) والتسويقية أما التكاليف الإدارية والتمويلية تعتبر عبء توضع في قائمة الدخل لأنها تعتبر تكاليف عامة

ج- تكلفة المواد المستخدمة في الإنتاج تحسب كما يلي :

مخزون مواد أول الفترة + مشتريات مواد خلال الفترة – مخزون مواد آخر الفترة

د- مخزون آخر الفترة التام يحسب بالمعادلة الآتية :

مخزون أول الفترة + الإنتاج = المبيعات + مخزون آخر الفترة

هـ - التكلفة الأولية للإنتاج تحسب كما يلي

: مواد مباشرة + أجور مباشرة + مصروفات مباشرة ( تكاليف إنتاجية )

و- تكلفة الإنتاج التام = تكلفة الإنتاج + تكلفة مخزون تحت التشغيل أول الفترة – تكلفة مخزون تحت التشغيل آخر الفترة ز- تكلفة الإنتاج للوحدات المباعة = تكلفة الإنتاج التام + تكلفة إنتاج تام أول الفترة – تكلفة إنتاج تام آخر الفترة.

يمكن تقسيم ذلك لعدة بنود هى:

1-الدليل المحاسبى.

2-دليل مراكز التكلفة.

3-القيود المحاسبية.

4- توزيع تكلفة الخامات على مراكز التكلفة.

5- تكلفة المنتج التام (بتكلفة الخامات المنصرفة لانتاج الكمية المطلوبة من المنتج التام.

6-التقارير

أولا: دليل الحسابات:

•يمكن تكوين عدد لا نهائى من الحسابات الرئيسية مثل مصروفات التشغيل والمصروفات البيعية والتسويقية والمصروفات العمومية والادارية.

•يمكن تكوين عدد لا نهائى من الحسابات الفرعية مثل اهلاك الالات الخاص بالتشغيل وصيانة الالات واجور العاملين والموظفين بالمصنع......

كما بالشكل التالى:

عند انشاء اى حساب يسألك هل تريد تحديد مركز التكلفة عند عمل قيد محاسبى وهو 3 تحديدات:

أ‌- بدون تحديد.- اى لا اريد تحديد مركز تكلفة.

ب‌- تحديد رسالة خطأ – اى لا يحفظ القيد الا عند اختيار مركز التكلفة وتحديدها على الحساب.

ت‌- تحديد رسالة تحذير:- اى يعطى رسالة تحذير ولكن يحفظ القيد حتى لو لم نحدد مركز التكلفة.

وذلك كما بالشكل التالى:

ويمكن تحديد مراكز تكلفة على حساب معين بنسب محددة عند عمل قيد به هذا الحساب يحمل مراكز التكلفة المربوطة به بالنسب المحددة اتوماتيك مع ملاحظة انه لابد من مجموع النسب لمراكز التكلفة تكون 100%

كما بالشكل التالى:

ويمكن عمل موازنة تقديرية لكل حساب كما بالشكل التالى:

ثانياُ: دليل مراكز التكلفة:

•ما هو مركز التكلفة؟

مركز التكلفة : هو مكان أو ورشة أو موقع أو ساحة انتاج أو خط انتاج يتم الصرف عليه ولا نحصل منه على ايراد أو لا نحصل منه على ايراد مباشر (ايراد غير مباشر).

•يعتمد على النظام الشجرى لذلك يمكن انشاء مراكز تكلفة رئيسية ومركز تكلفة فرعية كما بدليل الحسابات وغير محدود .

•يمكن عمل موازنة تقديرية لكل مركز تكلفة

كما بالشكل التالى:

•ونلاحظ انه يمكن ادخال رصيد اول الفترة المالية لمركز التكلفة وذلك يفيد فى المشروعات او الاعمال التى تستمر لاكثر من فترة مالية ولم تكتمل بالصورة النهائية المطلوبة – كما بالشكل التالى:

ثالثاً: القيود المحاسبية:

•امكانية توزيع قيمة المصروف او الايراد (مدين أو الدائن) على مجموعة مراكز تكلفة وذلك بطريقتين هما:

1-توزيع القيمة المصروف والايراد على مركز التكلفة اتوماتيك وذلك كما ذكر فى خطوة الدليل المحاسبى.

2-توزيع قيمة المصروف او الايراد على مركز التكلفة يدوياً.

وذلك كما بالشكل التالى:

رابعاً: توزيع تكلفة الخامات على مراكز التكلفة:

يتيح برنامج دبل كليك فى موديل مراقبة المخازن عند عمل اذن صرف او اضافة تحميل صنف صنف من الخامات على مراكز التكلفة بالقيمة المخزنية طبقاً لسياسة الصنف كما بالشكل التالى:

خامساً: تكفة المنتج التام:

1- نلاحظ فى الصورة السابقة وجود عمود "الكمية" وعمود "الكمية الافتراضية"

2- والمقصود بـ "الكمية الافتراضية" : اى الكمية المطلوب انتاجها من المنتج التام وعلى اساسها يتم صرف الخامات لاتمام العملية.

3- والمقصود بـ "الكمية" اى الكمية التى تم انتاجها بعد الهالك من الخامات

4- ولذلك تم توضيح ذلك فى عمود الهالك

5- وتكلفة المنتج التام تحسب كالتالى:

اجمالى قيمة الخامات ومواد التعبئة والتغليف المستخدمة فى عملية الانتاج (التى تظهر فى الشكل التالى)والتى وهى التكلفة المباشرة بالاضافة الى المصروفات (التكاليف الغير مباشرة)مقسومة على الكمية التى تم انتاجها وتسليمها فعلياً.

{قيمة الخامات ومواد التعبئة والتغليف + المصروفات } / الكمية الفعلية المنتجة

سادساً: التقارير:

1-تقرير تفصيلى حركة الصنف يوضح اذون الاضافة او الصرف التى تم تحميل اصنافها على مراكز تكلفة.

2-تقرير استاذ مساعد مراكز التكلفة (شبيه بأستاذ مساعد حساب معين)

3-تقرير استاذ عام مراكز تكلفة : يضم اكثر من مركز تكلفة ينتمو لمركز تكلفة رئيسى (شبيه باستاذ عام حسابات)

4-ميزان مراجعة مراكز التكلفة.

5-مراكز التكلفة نفصيلى.

6-مراكز التكلفة اجمالى

7-الموازنة التقديرية لمراكز التكلفة شهرى

8-الموازنة التقديرية لمراكز التكلفة.

9-مصفوفة لمراكز التكلفة : وهى سرد لمراكز التكلفة افقياً وسرد للاصناف والحسابات راسياً ويوضح توزيع القيم على مراكز التكلفة

10-القوائم الختامية لمراكز التكلفة.