تعريف العهدة المالية
العهدة المالية عبارة عن مبلغ يتم صرفه لأحد الموظفين ليقوم بسداد نفقات او مصروفات محددة، مثل المشتريات أو اى مصروفات أخرى. و يتم تسوية العهدة عن طريق إقفالها بعد تقديم كافة المستندات التى تثبت هذه المصروفات . ويجب امساك حسابات خاصة لكل موظف بما يوضح موقف العهد الخاصة به .
العهد المالية فى قطاع المقاولات
العهد المالية في قطاع المقاولات هي مبالغ نقدية تصرف للموظف لتغطية نفقات معينة تخص مشروع معين ، ويتم تسويتها بعد ذلك بموجب مستندات مثل فواتير المشتريات أو الإيصالات ، كما يجب تسجيلها في حسابات خاصة لكل موظف . ويجب ملاحظة ان للعهد اهمية كبيرة فى قطاع المقاولات لضمان استمرارية العمل فى المشروع وعدم حدوث تأخيرات فى التنفيذ بالاضافة الى دقة حساب التكاليف الخاصة بالمشروع .
لذلك فإن العهد المالية على المشروعات تتطلب اجرائات دقيقة للصرف والتسوية لضمان المتابعة وتحسين الرقابة المالية .
للمزيد عن برنامج المقاولات DOUBLE CLICK ERP
كيف يتم معالجة العهد المالية ؟
تمر معالجة العهدة بعدة مراحل تبدأ بطلب صرف عهدة لموظف ثم صرف العهدة ثم تسوية العهدة كما يلى :
1- طلب صرف عهدة لموظف : حيث يقوم المدير المختص بإصدار طلب لصرف مبلغ معين لأحد الموظفين .
2- صرف العهدة للموظف : بموجب طلب الصرف يتم صرف المبلغ من الإدارة المالية للموظف .
3- سداد النفقات من العهدة : سداد المشتريات والمصروفات المختلفة بالمستندات المؤيدة
4- تسوية العهدة : اقفال العهدة ومعالجة الفائض او العجز .
معالجة العهد المالية فى DOUBLE CLICK ERP
يوفر برنامج DOUBLE CLICK ERP معالجة للعهد المالية فى خطوات سهلة مع دقة النتائج ، ويتم ذلك بدئأ من تعريف خزينة للموظف المسئول عن العهدة بحيث يسهل مراجعة ومتابعة عهدته ، وتمر معالجة العهدة بعدة خطوات على النحو التالى :
1- طلب صرف عهدة لموظف
وهى خطوة اختيارية حسب ما تقتضيه دورة العمل لكل مؤسسة ، حيث يقوم المدير المختص بإصدار طلب لصرف مبلغ معين لأحد الموظفين كعهدة وذلك عن طريق عمل طلب تحويل من خزينة الشركة لخزينة الموظف المسئول عن العهدة ، ليتم بعد ذلك اعتماد هذا الطلب من المديرين المنوط بهم هذا الدور مثل المدير المالى و/او مدير المشروع .
2- صرف العهدة للموظف
بموجب طلب الصرف يتم صرف المبلغ من الإدارة المالية للموظف ، وذلك عن طريق الصرف من خزينة الشركة واستلام الموظف للمبلغ بعمل تحويل مباشر يتم من خلاله صرف واستلام مبلغ العهدة فى نفس الوقت على خطوة واحدة لتسهيل العملية وذلك بنائا على طلب التحويل المعتمد .
3- سداد النفقات والمصروفات من العهدة
وهنا يقوم الموظف بالصرف من عهدته على المشتريات أو اى مصاريف أخرى ، ويقدم للشركة المستندات المؤيدة لمصروفاته
4- تسوية العهدة
حيث يتم اغلاق العهدة بعد تقديم جميع المستندات والمصروفات مع رد الفرق لخزينة الشركة فى حالة وجود فائض فى مبلغ العهدة وذلك اذا كانت قيمة المستندات المقدمة اقل من مبلغ العهدة او صرف الفرق من خزينة الشركة فى حالة وجود عجز وذلك اذا كانت قيمة المستندات المقدمة اكبر من مبلغ العهدة .
متابعة العهدة
يمكن متابعة موقف عهدة الموظف من خلال متابعة ومراجعة تقرير خزينة موظف العهدة والذى يكون بمثابة كشف حساب لعهد الموظف يظهر فيه جميع الحركات المتعلقة بالعهدة من صرفها مرورا بالصرف منها واخيرا غلقها وتسويتها .
بالاضافة الى ماسبق يجب التنويه الى ان جميع العهد سواء كانت مالية او مستديمة يتم حصرها ومتابعتها تفصيليا من خلال برنامج HR Enterprise الذى يعالج كل مايتعلق بشؤون الموظفين و العاملين والموارد البشرية ، كما ان عملية التصفية تراعى جميع العهد التى بحوزة الموظف سواء كانت مالية او مستديمة عينية .
للمزيد عن موضوع العهد المستديمة والمالية فى HR Enterprise