تعرف المدفوعات بأنها تدفقات نقدية خارجة.

مثل القيام بدفع قيمة شراء آلات ومعدات مكتبية ودفع إيجارات ومرتبات وشراء أثاث وأدوات وغيره. وذلك أما نقدا أو بشيكات.

ومن ثم تنقسم المدفوعات إلى قسمين مدفوعات نقدية ومدفوعات بشيكات.

اولا المدفوعات النقدية:

للحصول على المدفوع النقدي يجب إتخاذ الخطوات التالية:

أولا يقوم مدير الإدارة التابعة ومدير الإدارة المالية باعتماد أذن الصرف الذي قام تحريره طالب إذن صرف النقدية.

ثانيا بعد اعتماد أذن الصرف يتوجه طالب الأذن إلى الخزينة ويسلم أمين الخزينة أذن الصرف المعتمد ويسلمه الأمين المبلغ النقدي المساوي له.

ومن ثم يقوم أمين الخزينة بإرفاق أذن الصرف مع حركة الخزينة لتوجيهه لقسم الحسابات وذلك حتى يقوم قسم الحسابات باجراء قيود اليومية وإتخاذ الاجراءات المحاسبية الأخرى.

ومما يجب ذكره التنويه على ضرورة أحكام الرقابة على المدفوعات النقدية وذلك لتلافي حدوث أي تلاعب وذلك عن طريق تقنين إعتماد أذون الصرف على من لهم سلطة أعتماد الأذون فقط وذلك طبقا للائحة المالية.

القيد المحاسبي للمدفوعات النقدية :

xx حـ/ من ….. ( أي نوع من المدفوعات)

xx إلى حـ/ الخزينة.

مثال

اشترت الشركة أدوات مكتبية بمبلغ 25000 جنيه وسددت للمورد نقدا.

القيد المحاسبي.

25000حـ/ من مصروفات " أدوات مكتبية"

25000 إلى حـ/ الخزينة.

ثانيا المدفوعات بشيكات.

تختلف طريقة الحصول على قيمة المدفوعات بشيكات عن الحصول على المدفوعات النقدية حيث تتولى إدارة الحسابات جميع الإجراءات بداية من اعتماد الشيك من المفوض بالشركة للتوقيع على الشيكات إلى تسليم الشيك للعميل وفيما يلي الااجراءات الازمة لإستلام الشيك.

أولا يجب على الجهة الطالبة للشيك تقديم طلب لإدارة الحسابات للحصول على الشيك موضحه به

- مبلغ الشيك

- سبب الصرف

- تاريخ استحقاق الشيك

- الجهة المصدر إليها

ثانيا يتم اعتماد الطلب من الإدارة الطالبة للشيك، بعنى إذا كان الشيك خاص بقيمة مشتريات يجب التوجه وإعتماد طلب الحصول على الشيك من مدير إدارة المشتريات

ثالثا تقوم إدارة الحسابات بتحرير الشيك واعتمادة من المسئول صاحب سلطة التوقيع على الشيكات. وفي النهاية يعتمد من المدير المالي وذلك قبل تسليمه للجهه الطالبة بعد التوقيع على أذن صرف استلام الشيك

:المعالجه المحاسبيه للمدفوعات بشيكات

تختلف المعالجة المحاسبية للمدفوعات بشيكات عن المدفوعات النقدية حيث تتم المعالجة المحاسبية للمدفوعات النقدية بمرحله واحده وقيد واحد فقط أما المدفوعات بشيكات تتم على عده مراحل وهي:

أصدار الشيك

xx حـ/ من ….. ( أي نوع من المدفوعات)

xx إلى حـ/ أوراق الدفع.

تظهير الشيك لأحد الموردين " وهذا يعني أن الشركة قامت بأستلام شيك يخصها من أحد العملاء وعند السداد لأحد الموردين قامت بتظهير الشيك له بدلا من أصدار شيك جديد "

xx من حـ/ المودين.

xx إلى حـ/ أوراق القبض.

صرف الشيك من البنك " في حالة السداد"

xx من حـ/ أوراق الدفع.

xx إلى حـ/ البنك.

رفض البنك صرف الشيك لعدم وجود رصيد أو عدم صحة التوقيع " كمثال للموردين"

xx من حـ/ أوراق الدفع.

xx إلى حـ/ الموردين.

مثال

اشترت الشركة أدوات مكتبية بمبلغ 25000 جنيه وسددت للمورد بشيك أذكر القيود المحاسبية في حالة.

سداد البنك

رفض البنك

في حالة سداد البنك.

اصدار الشيك

25000حـ/ من مصروفات " أدوات مكتبية"

25000 إلى حـ/ أوراق دفع.

السداد

25000حـ/ من أوراق دفع.

25000 إلى حـ/ البنك.

في حالة رفض البنك

اصدار الشيك

25000حـ/ من مصروفات " أدوات مكتبية"

25000 إلى حـ/ أوراق دفع.

الرفض

25000حـ/ من أوراق دفع

25000 إلى حـ/ الموردين.

رفض البنك لشيك تم تظهيره لأحد المودين. " هنا يجب عمل محضر يثبت فيه استلام الشركة الشيك من المورد ومحضر أخر يثبت فيه تسليم الشيك للعميل وذلك حتى لا تضيع الحقوق "

xx من حـ/ أوراق قبض.

xx إلى حـ/ الموردين.

في حالة عمل محضر باستلام وتسليم الشيك المرتد

xx من حـ/ العملاء.

xx إلى حـ/ الموردين.

اصدار شيك لتمويل الخزينة " في بعض الأحيان عند عدم وجود سيولة كافية بالشركة يقوم المسئول باصدار شيك لتمويل الخزينة " إذا كان الحساب مباشر.

xx من حـ/ النقدية.

xx إلى حـ/ البنك.

في حالة عمل حساب وسيط " في بعض الأحيان تقوم الشركة بعمل حساب وسيط مثلا لان المندوب استلم الشيك في يوم وسيقوم بتوريده في اليوم التالي ..... وهكذا"

xx من حـ/. شيكات تحت التسوية

xx إلى حـ/ أوراق الدفع.

عند صرف الشيك نقوم بعمل قيدين

الأول لاثبات صرف الشيك من البنك

xx من حـ/ أوراق الدفع.

xx إلى حـ/ البنك.

الثاني لاقفال الحساب الوسيط

xx من حـ/ النقدية.

xx إلى حـ/ شيكات تحت التسوية.

مثال

قامت شركة الأمل باصدار شيك بقيمة 10000جنيه مصرى لتمويل الخزينة.

في حالة الحساب المباشر

10000من حـ/ النقدية.

10000 إلى حـ/ البنك.

في حالة عمل حساب وسيط

10000من حـ/. شيكات تحت التسوية

10000 إلى حـ/ أوراق الدفع.

10000من حـ/ أوراق الدفع.

10000 إلى حـ/ البنك.

10000حـ/ النقدية.

10000 إلى حـ/ شيكات تحت التسوية.