يجب عمل تصميم خاص بنظام معلومات المشتريات الحكومية :

عند حالة الشراء التى تلجأ لها الوحدات الإدارية يجب أن تحدد من وزارة المالية وهى التى تحدد من الذى يكون الأقدر عن غيرة فى الشراء وذلك يتم بقواعد عامة تتبع من السياسة المركزية للشراء ،ولكن يوجد حالات أخرى تلجأ لها الوحدات الإدارية فى الشراء وذلك يتم فى حالة المتابعة مع الجهة المركزية بأسعار والمواصفات التى تحددها.

1-المشتريات الحكومية لها أحكام عامة:

وتتم هذة الأحكام على وجود مستويات محدد من الأحتياج الضرورى ولذلك يكون التعاقد على أسس مواصفات فنية وتكون مناسبة للمواصفات المحددة من حيث الوزن والمقاس والحجم.

ولكن فى حالة التعاقد مع موردين أجانب على البيع والشراء يتم هذا التعاقد بالموافقة من الوزير المختص

فيجب العمل على إحتفاظ السجلات الأتية:

1-يتم حفظ السجل الخاص بقيد الموردين .

2-يتم حفظ القيد الممنوع من التعامل .

3-حفظ باقى السجلات والنماذج الأخرى مثل طلب العطاء وسجل قيد العينات وسجل التفريغ وغيرة .

ويتم منع كل من هو يعمل بالجهات الحكومية والهيئات العامة والقطاع العام بتقديم عروض وعطاءات لأى من الجهات ولا يصلح شراء أى أصناف أو تكليف عاملين هذة الجهات بتنفيذ بعض الأعمال إلا فى الحدود المصرح بها.

ويلزم بتعين كل من هو لة سلطة إدارية مركزية يسمح لمديرها الحق فى الشراء.ولكن مع وجود القوانين والأحكام التى تسرى على أحكام المشتريات.وعند التعاقد لا يتم ذكر أى من الأصناف الواردة فى قائمة الموردين او علامة تجارية معينة وذلك لضمان تحقيق التساوى فى الفرص بين الطرفين .

2-المشتريات الحكومية وطرق تنفيذها:

وطرق تنفيذها كالأتى:

أ-المناقصة العامة:

هى المنافصة التى يتم عن طريقها إتمام عملية التعاقد على شراء كلا من المنقولات والخدمات ومقاولات الأعمال والنقل فهى الطريقة الوحيدة للشراء فى الوحدات الحكومية .

خطوات إجراء تنفيذ المناقصة العامة:

1-يجب وجود لجنة مختصة لتحدد المواصفات المناسبة.

2-يجب على مدير المشتريات أن يقدم كراسة الشروط والتى تظهر عند الطلب.

3-يجب أن تظهر المناقصة فى وقت ملائم لظهورها.

4-يتم فى تحديد فترة الأعلان عن المناقصة وتكون شهر من تاريخ ظهورها والتى يتم عن طريقها تقديم العروض ويقدم مع كل عرض تأمين خاص بة والذى يبلغ قيمتة 1%.

5-يجب العمل على تسليم وحفظ العروضو والعطاءات.

6-تفعيل عملية فتح وعرض المظاريف .

7-تحديد لجنة البت فى عروض والعطاء حيث تقوم هذة اللجنة على الأتى:

-يجب التأكد من فحص تقارير العينات ومطابقة كشوفات التفريغ للعطاءات.

-عند الوصول إلى العطاء الوحيد يتم عمل إلغاء للمناقصة وذلك يتم عن طريق موافقة الجهة المختصة.

-إمكانية إرساء المناقصة على من يتوافر علية عطاء أفضل وشروط أقل سعر .

-يمكن فى حدود الصلاحيات الجديدة يتم رفع التوصيات.

-يتم إختيار مقدموا العطاءات الموافق عليها وذلك فى فترة الأسبوع من تاريخ إعتماد نتيجة المناقصة مع المطالبة بالتأمين النهائى ويتم ايضا إختيار مقدموا العطاءات الغير مقبولة والتى لا يحق لهم بمطالبة التأمين النهائى للهيئات العامة.وتتم هذة العملية أثناء توقيع العقود.

- بعد المطالبة بالتأمين أثناء التعاقد يتم تثبيت هذة العقود فى دفتر القيد.

-يجب تسليم الأصناف فى المواعيد المتفق عليها مع العلم أن هناك غرامة عند تأخير معاد التسليم.

-حتى يتم تنفيذ العقد النهائى وفقا للشروط يتم حفظ التأمين النهائى

ب-المناقصة المحدودة:

ى حالة هذة المناقصة المحدودة تتم عملية الشراء عن حالة قصر المعاملة والإشتراك بين المقاولين والموردين المعينينفى سجلات المقاولين والموردين وكون قد توافر فيهم شروط حسن السمعة و كفائتهم المالية والفنية المقتدرة سواء من خارج أو داخل مصر.

ثم تأتى مرحلة إرسال الدعاوى إلى كلا من الموردين والمقاولين فى المناقصة مع الأعلان عنها بإذن من رئيس الإدارة المركزية مع إتباع الأجراءات المتبعة فى المناقصة العامة.

جـ - المناقصة المحلية:

وفى هذة الطريقة تتم عملية الشراء من حيث سرعة إنجاز الإتفاق أو أن المشتريات لم تزيد عن 50000جنية فيتم قصر الإشتراك فيها على الموردين والمقاولين وهنا الوحدة الإدارية المحددة فى التعامل هذا الطرفين.

والخطوات المتبعة لتنفيذ المناقصة المحلية:

1-وصول الدعوى إلى عدد كبير من الموردين والمقاولين عبر البريد المتفق علية ويشترط أيضا أن يكونوا مسجلين بالسجل التجارى.

2-يتم تحديد مواعيد للموردين والمقالين لتقديم عروضهم .

3-بواسطة لجنة فتح المظاريف تتم عملية فتح العروض والعطاءات المحدد فتحها من قبل لجنة المظاريف مع وجود توصيات من لجنة البت لإعتمادها من المختص .

4-تخضع المناقصة المحلية لأحكام وشروط المناقصة العامة.

د-الشراء بالممارسة:

تتم هذة العملية على الأشياء الأتية

1-ممارسة إحتكار الأشياء المصنعة والعمل على استيرادها من الخارج..

2-ممارسة الأشياء التى يملكها شخص واحد فقط.

3-ممارسة الأشياء التى لا يجوز تحديدها تحديد دقيق.

4-وجود الاعمال الأستشارية و الفنية على يد مختصين وخبراء.

5-حالات الأستعجال والتى تخص بالمصلحة العامة وتكون فى سرية تامة ولا يقدم لها أى من العروض والعطاءات.

خطوات إجراء تنفيذ الممارسة

1-يجب عمل لجنة ممارسة خاصة.

2-العمل على توجية أكبر عدد من المشتغلين بنوع النشاط الممارس والمقيد بسجل الموردين والمقاولين ويصح ايضا الإعلان عنها بالموافقة من الجهة المختصة.

3-يتم عمل التوصيات للممارسة بالإعتماد من المسئول المختص مع رفع هذة التوصيات وفقا للسلطة المختصة.

4-ويتم إخضاع الشراء بالممارسة لأحكام وإجراءات المناقصة العامة.

هـ - الشراء المباشر:

تتم هذة الطريقة وهى الشراء المباشر عند وجود حالات الإستعجال الضرورية وتتم تنفيذ هذة العملية وفقا للسلطة المختصة والتى عن طريقها يتم التعاقد بطرق محددة فى الشراء من شركات خارجية محتكرة وليس لها اى وكيل فى مصر.

خطوات إجراء تنفيذ الشراء المباشر:

1-يتطلب إتمام عملية الشراء المباشر وهى أن يوضح تلك الاسباب المؤدية لإستخدام الشراء المباشر مع وجود مستندات مقدمة من موظف مسئول بالأصناف والأعمال المناسبة من حيث المواصفات والنوع وعرض الأسعار المناسبة.

2-لا يصح تكرار طريقة التعاقد بالشراء المباشر فى السنة الواحدة سواء كانت عملية خدمات أو شراء أو نقل ولكن يمكن تكرارها وذلك يتم تحت إشراف الوزير المختص،حتى تتم نتيجة التعاقد على الشراء المباشر من السلطات المختصة.