غالبا ما يحتاج المستخدم الى متابعة المستندات التى يتم تسجيلها على البرنامج مثل فواتير المبيعات و المشتريات و اذون الصرف والاضافة المخزنية و مستندات القبض والدفع وغيرها ، وذلك لتتبع اى تغيرات تطرأ على المستند بداية من إنشاءه ثم جميع التعديلات التى تجرى عليه وهو عدد لا حصر له من التغيرات و التعديلات وصولا الى حذف المستند وهو يهدف فى ذلك ايضا الى معرفة المستخدم اللذى قام بهذه التغييرات او الحذف وكذلك تاريخ ووقت كل تغيير .
والهدف من كل هذه المتابعة الشاملة هو احكام الرقابة على مستخدمى النظام والوقوف على اى تغيرات من شأنها التأثير على نتائج وتقارير البرنامج ومن ثم التأثير فى النهاية على اتجاهات متخذى القرار فى الشركة المبنية على نتائج هذه التقارير
لذلك قدم برنامج DOUBLECLICK نظام سجل المراجعة Audit Trail
مميزات نظام سجل المراجعة Audit Trail
يتميز نظام سجل المراجعة Audit Trail بالكثير من المميزات فيما يلى بعضها على سبيل المثال لا الحصر :
- سهولة التعامل مع نظام Audit Trail من حيث الاعدادات او الاستخدام .
- امكانية تتبع جميع التغيرات التى تحدث على المستند انشاء - تعديل - حذف .
- يمكنك تتبع نوعية معينة من التغيرات المهمة مثل حذف المستند .
- امكانية تسجيل واستعراض اسباب حذف المستند .
- يمكن المستخدم من التركيز على مستندات بعينها دون غيرها لاهمية تتبعها مثل تتبع امر التوريد او طلب صرف النقدية .
- امكانية حصر المستندات التى تم عليها تغير معين مثل حصر المستندات التى تم انشائها فى فترة معينة او التى تم حذفها فى فترة معينة .
- يعطى المستخدم امكانية استعراض و طباعة المستند قبل وبعد التغير .
- امكانية التعرف على المستخدم الذى نفذ اى تغيير فى المستند بما يؤدى لاحكام الرقابة على المستخدمين ومحاسبتهم .
- امكانية حصر المستندات التى حذفها مستخدم معين ومن ثم اجراء تحقيق معه للوقوف على اسباب حذفه لهذه المستندات واتخاذ اللازم .
- امكانية التعرف على تاريخ ووقت كل تغير يطرأ على المستند .
- احكام السيطرة على مستخدمي البرنامج .
كيف تستخدم نظام سجل المراجعة Audit Trail
يتميز نظام سجل المراجعة بسهولة وسلاسة استخدامه فكل ماعليك هو تحديد الاعدادات الخاصة بالنظام كما يلى وبعدها سيعمل النظام على تتبع جميع التغيرات التى تحدث على المستند
يمكنك من خلال هذه الاعدادات :
- تحديد البرامج التى تريد متابعتها (برنامج المبيعات – برنامج المقبوضات - ....) .
- تحديد المستندات التى تريد متابعتها (فاتورة – مردود – ايصال قبض ....) .
- تحديد نوع الحركة التى تريد تتبعها (جديد - تعديل - حذف) .
- تحديد التصميم الذى تريد استعراضه فى تقرير مصمم خصيصا لغرض المراجعة .
تابع مستنداتك من خلال تقرير سجل مراجعة المستندات
هو تقرير صمم خصيصا لحصر المستندات و جميع التغيرات التى تمت عليها
ويمكنك من خلال هذا التقرير :
- استعراض المستند مع جميع التغيرات التى طرأت عليه مع تاريخ ووقت التغير (تاريخ الحركة) .
- مراجعة و تتبع التغيرات التى تمت على برنامج او مجموعة برامج(مبيعات - مشتريات - مخازن ....) .
- حصر التغيرات التى تمت على مستند او مجموعة مستندات (جديد - تعديل - اسقاط) .
- متابعة حركات المستخدمين وتعديلاتهم على المستندات .
- حصر ومراجعة المستندات المحذوفة خلال فترة والتحقق من سبب حذفها .
- حصر المستندات التى تم حذفها بواسطة مستخدمين معينين .
- من خلال رابط المستند يمكن استعراضه و مراجعته .