الاستيراد المتعدد
هو الية معروفة فى برنامج DoubleClick تمكن المستخدم من ادخال عدد كبير من المستندات دفعة واحدة من خلال استيراد هذه المستندات بجميع تفاصيلها من ملف اكسيل سواء كانت هذه المستندات فواتير بيع او شراء او اوامر التوريد او اوامر الشراء او قيود يومية وغيرها من المستندات ، وهو مايحتاجه المستخدم بشكل اساسى فى بداية عمله على البرنامج لادخال الحركات القديمة والتى قد تكون عن فترات طويلة سابقة او حتى لادخال عدة مستندات عن فترة حالية لكن المستند الواحد يحتوى على كثير من التفاصيل
وقد اضيفت هذه الميزة الفريدة مؤخرا الى مستندات هامة وضرورية لكل مستخدم وهى :
1- الاستيراد المتعدد فى اذون الاضافة المخزنية
2- الاستيراد المتعدد فى اذون الصرف المخزنية
فعلى سبيل المثال يمكن للمستخدم استيراد جميع بيانات اذن الاضافة او الصرف وهذه البيانات على سبيل المثال البيانات التالية :
- المخزن : حيث يمكن استيراد اضافات او صرفيات على اكثر من مخزن
- الحركة المخزنية للاضافة : حيث تتنوع الحركات المخزنبة للاضافة حسب مصدرها ( مشتريات - مردودات مبيعات - وغيرها .... )
- الحركة المخزنية للصرف : حيث تتنوع كذلك الحركات المخزنبة للصرف حسب مصدرها (مبيعات - مردودات مشتريات - وغيرها .... )
- الرقم الدفترى : وهو هام جدا لانه الاساس فى تحديد الاصناف الخاصة بكل اذن اضافة / صرف
- جهة التعامل : والتى تمثل المورد فى حالة الاضافة من مشتريات او العميل فى حالة الصرف للبيع
- الاصناف
- وحدات القياس
- الكمية
- رقم القطعة : للاصناف التى تعمل برقم القطعة مثل الموبايلات والسيارات و اجهزة ومستلزمات الكمبيوتر
- تاريخ الصلاحية/ التشغيلة : للاصناف مثل المواد الغذائية والكيماوية والادوية والسيراميك وغيرها من الاصناف التى تعمل بنظام تاريخ الصلاحية او رقم التشغيلة او كلاهما معا
- خصائص الصنف : مثل اللون والمقاس فى قطاع الملابس وغيرها
- مركز التكلفة
- الملاحظات : الخاصة بكل سطر فى اذن الاضافة او الصرف
كل ماعليك هو تحديد ترتيب الاعمدة المطلوب استيرادها فى الاكسيل من خلال اعدادات الاستيراد المتعدد
ثم تقوم بملئ ملف الاكسيل المطلوب استيراده بالشكل التالى :
حيث يمكن للمستخدم استيراد جميع البيانات الخاصة باذن الاضافة ككل وكذلك جميع البيانات الخاصة بكل صنف فى الاذن
ويجب مراعاة النقاط التالية عند الاستيراد :
- ملف اذون الاضافة يجب ان يكون اسم الشيت في ملف الاكسيل ( اذن الاضافة)
- ملف اذون الصرف يجب ان يكون اسم الشيت في ملف الاكسيل (اذن صرف)
- يجب تكرار الرقم الدفترى على السطور التى ستكون فى نفس اذن الاضافة او اذن الصرف وكذلك الحال فى ملف الاكسبل الخاص بباقى المستندات
- رقم المستند هو الرقم الدفتري للمستند
- ويتم استخدام الاكواد فى الاستيراد مثل كود الحركة المخزنية والمخزن وكود الصنف و كود وحدة القياس لتسهيل ودقة وعملية الاستيراد
- كذلك يمكن تحديد تاريخ الصلاحية/التشغيلة او رقم القطعة او الخاصية لكل صنف وهو مايجعل عملية الاستيراد اكثر سهولة ويسر